Come Condurre Efficacemente le Sessioni di Coaching Online: spunti di riflessione e alcuni consigli pratici

Le sessioni di coaching online hanno rivoluzionato il modo in cui i coach interagiscono con i loro clienti. Tuttavia, il contesto virtuale presenta caratteristiche specifiche da prendere in carico, per riuscire a mantenere la presenza e garantire un servizio ottimale al cliente. In questo articolo vogliamo condividere alcuni spunti di riflessione sulle sfide che il digitale ci pone e su come gestirle, anche grazie alle indicazioni che ci arrivano dalle neuroscienze.

Mantenere l’attenzione del cliente

Durante le sessioni online, è facile per il cliente distrarsi. Notifiche, e mail e l’ambiente circostante possono interferire con lo spazio di riflessione profonda che il coaching richiede.

Per questo, è essenziale creare un’atmosfera che favorisca la concentrazione.

Ecco alcuni consigli pratici:
– Ridurre le distrazioni: chiedi al cliente di disattivare notifiche e connettersi da un ambiente tranquillo. Rendere esplicito questo tema aiuta a prenderne coscienza e a trovare un accordo con il coachee anche in caso queste distrazioni permangano. Ricorda che anche tu, come coach, rischi di distrarti. Togli anche tu le notifiche e tieni lontano il tuo smartphone.

– Inserisci pause mirate: nel caso le tue sessioni siano lunghe, inserisci brevi pause o agevola momenti di silenzio. Questi aiutano a mantenere la concentrazione e alleviare il carico cognitivo, sia il tuo che quello del cliente. Potrebbero essere utili anche per gestire eventuali distrazioni.

– Ricentra il cliente se dovesse averne bisogno: nel caso il tuo cliente arrivi particolarmente trafelato o senza pausa da un’altra riunione online, invitalo a ricentrarsi. Proponigli degli esercizi di respirazione, qualche momento di silenzio, cerca di fare spazio. Nel caso la sessione abbia un’interruzione (telefonata, qualcuno che entra in stanza, …) prova a proporre lo stesso momento di rifocalizzazione.

In generale, evita e fai evitare il multitasking: spesso è visto come un “super potere”, ma è scientificamente provato come invece riduca le prestazioni del nostro sistema cognitivo e aumenti lo stress.

Pianificazione e struttura

Una sessione di coaching ben pianificata mantiene l’attenzione alta e garantisce di centrare il più possibile il cliente sulla sessione.

Ecco alcuni consigli pratici:

– Reminder della sessione: se il tuo stile di coaching lo prevede, considera di inviare prima della sessione un messaggio al tuo cliente per ricordare come vi eravate lasciati nella sessione precedente.

– Gestione del tempo: fai riflettere il tuo cliente sull’importanza di non mettere subito dopo la sessione un’altra riunione, per mantenere la sua attenzione fino alla fine e proteggere uno spazio, anche minimo, di decompressione quando vi saluterete. Può sembrare superfluo dirlo, ma ricorda di fare lo stesso anche tu, dopo le sessioni ma anche dopo gli incontri di supervisione o di mentoring.

– Proponi esercizi che prevedano la scrittura

– Chiarezza sui prossimi passi: riassumi o, ancora meglio, fai riassumere al tuo cliente il viaggio che avete fatto assieme nella sessione e cerca di non tralasciare questo passaggio. Vi aiuterà a mantenere chiarezza sui prossimi passi. Se il tuo stile di coaching lo prevede, puoi proporre al tuo cliente di scrivere questi punti e inviarteli, oppure scriverglieli tu. Nella nostra esperienza abbiamo visto la potenza di un dialogo che continua in modo asincrono tra una sessione e l’altra, per sostenere il cliente verso l’obiettivo. Su questo crediamo però sia fondamentale accordarsi su modi e tempi, per disciplinare il cliente e rendere efficace la conversazione virtuale.

Questi punti portano con sé il tema del sovraccarico cognitivo del mestiere del coach, sul quale vi lasciamo qualche spunto perché ognuno possa trovare le sue risposte: quante sessioni fare al giorno? Con che cadenza? Come proteggere il tempo di riflessione post sessione e quello di preparazione prima?

Tecnologia e inquadrature

Sembrerà scontato, ma il modo in cui ci presentiamo online è fondamentale per riuscire a superare il più possibile le barriere che lo schermo ci pone e dimostrare vicinanza al nostro cliente.

Ecco alcuni consigli pratici, che arrivano dall’esperienza dei nostri percorsi ma anche dal nostro lavoro di facilitatori digitali che ricopriamo per molte aziende.

– Prova la tecnologia prima della sessione: verifica di essere a tuo agio con la piattaforma sulla quale ci sarà la video sessione. Verifica di avere la versione più aggiornata, che il tuo microfono e la tua telecamera funzionino anche dopo eventuali aggiornamenti. Se devi condividere del materiale, assicurati di poterlo fare a schermo. Se devi inviarlo, assicurati che la chat della piattaforma di videoconferenza te lo permetta.

– Controlla la tua connessione: se non sei nel tuo studio/ufficio abituale, fai un test della connessione con uno speed test e verifica se non sia più forte l’hotspot del tuo smartphone. Ricorda di tenere sempre a portata di mano gli alimentatori.

– Trova l’inquadratura migliore: la fonte di luce deve provenire idealmente davanti a te o a lato, mai dietro. Verifica che il tuo viso completo sia inquadrato, meglio se l’immagine arriva fino alle spalle. Ricorda che solo guardando nell’obiettivo della telecamera il tuo coachee vedrà che lo stai guardando negli occhi. Puoi provare a alzare l’obiettivo mettendo un piedistallo dietro il computer per rialzarlo e allinearlo maggiormente con il tuo sguardo.

– Mantieni una posizione il più ferma possibile: mentre in presenza il tuo stile comunicativo potrebbe vederti muovere, non farlo quando sei online. Non ondeggiare sulla sedia, non spostarti avanti e indietro. Cerca di rimanere il più fermo possibile, con naturalezza.

– Scegli con cura il tuo sfondo: le conversazioni di coaching sono uno spazio riservato e protetto.
E’ importante che il luogo in cui sei confermi questo assioma e lo trasmetta al cliente. Se hai uno sfondo reale, fai modo che sia il più naturale possibile e non crei disordine o distrazioni. Evita che ci siano persone che passano dietro di te. Se hai uno sfondo virtuale, scegline uno con colori non troppo accesi e evita quelli in movimento, che creano distrazione. Se ne senti il bisogno, rassicura il tuo cliente che sei comunque in uno spazio riservato e che nessuno può sentire la conversazione.

– Cuffie si o cuffie no? Riprendendo il punto precedente, le cuffie possono aiutare a dare sensazione che sia solo il coach ad ascoltare. Da considerare anche l’audio che il coach e il cliente sentono potrebbe essere migliore. Meglio avere però cuffie non troppo ingombranti che diano il più possibile senso di naturalezza all’immagine del coach.

Se le sessioni che conduci non sono individuali ma di gruppo, la complessità della gestione aumentano. Se utilizzi lavagne virtuali, tool per sondaggi istantanei, fai lavorare le persone in sottogruppi, ricordati di provare prima e assicurarti che le persone che coinvolgi non abbiano blocchi di sicurezza aziendali nell’utilizzo o abbiano difficoltà nell’uso dei tool online.

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A cura di:
Gruppo Pragma